Eine internationale Tagung ist ein komplexes Projekt. Referenten aus mehreren Ländern, Teilnehmende mit unterschiedlichen Sprachen, ein dicht getakteter Zeitplan und hohe Erwartungen an Inhalt und Organisation. Damit am Ende alle verstehen, was gesagt wird, braucht es professionelle Konferenzdolmetscher. Ihre Arbeit fällt kaum auf, wenn sie gut gemacht ist, und sehr deutlich, wenn etwas schiefgeht.

Dieser Beitrag erklärt, wie Konferenzdolmetschen funktioniert, welche Formen es gibt und worauf Veranstalter bei der Planung achten sollten.

Was Konferenzdolmetschen bedeutet

Beim Konferenzdolmetschen übertragen speziell ausgebildete Dolmetscher Vorträge, Diskussionen und Fragen in Echtzeit in eine oder mehrere andere Sprachen. Die häufigste Form ist das Simultandolmetschen aus schallisolierten Kabinen. Die Teilnehmenden hören die Verdolmetschung über Kopfhörer, während der Redner ohne Unterbrechung spricht.

Simultandolmetschen ist geistige Hochleistung und wird deshalb fast immer im Team aus zwei Dolmetschern pro Kabine ausgeübt. Sie wechseln sich etwa alle dreißig Minuten ab, um die Konzentration zu halten.

Die verschiedenen Formen

Je nach Veranstaltung kommen unterschiedliche Formen infrage:

  • Simultandolmetschen für Kongresse, Hauptversammlungen und große Tagungen
  • Konsekutivdolmetschen für Pressekonferenzen, Tischreden oder kleinere Runden
  • Flüsterdolmetschen für einzelne Gäste, die einer Sitzung folgen möchten
  • Ferndolmetschen über Plattformen für hybride oder rein digitale Veranstaltungen

Eine erfahrene Dolmetscheragentur berät dabei, welche Form für welchen Programmpunkt sinnvoll ist, und kombiniert sie bei Bedarf.

Technik als Grundlage

Ohne passende Technik kann auch der beste Dolmetscher nicht arbeiten. Zu einer typischen Ausstattung gehören Dolmetschkabinen nach internationalen Normen, Dolmetscherpulte, Mikrofone für alle Sprechenden, Empfänger mit Kopfhörern für das Publikum und ein Techniker, der den Ton betreut. Bei hybriden Formaten kommt eine Plattform mit getrennten Sprachkanälen hinzu.

Die häufigste Ursache für schlechte Verdolmetschung ist nicht mangelndes Können, sondern schlechter Ton. Planen Sie deshalb genügend Mikrofone ein, auch für Fragen aus dem Publikum.

Vorbereitung entscheidet

Professionelle Dolmetscher bereiten sich intensiv auf jede Veranstaltung vor. Sie benötigen dafür frühzeitig das Programm, die Namen der Referenten, Präsentationen, Redemanuskripte und Fachbegriffe. Je spezieller das Thema, desto wichtiger ist dieses Material. Ein medizinischer Fachkongress stellt völlig andere Anforderungen als eine Tagung zur Stadtentwicklung.

Ein kurzes Briefing vor der Veranstaltung klärt offene Fragen, etwa zur Aussprache von Namen oder zu internen Abkürzungen.

Die Rolle der Referenten

Auch Redner können viel für eine gute Verdolmetschung tun. Sie sollten frei und in normalem Tempo sprechen, statt schnell ein Manuskript abzulesen. Zahlen, Namen und Zitate sollten deutlich genannt werden. Wer seine Folien vorab schickt, hilft den Dolmetschern enorm.

Neue Sprachen auf Tagungen

Neben Englisch, Französisch und Spanisch werden auf deutschen Tagungen zunehmend weitere Sprachen gebraucht. Seit 2022 nehmen an vielen Konferenzen zu Wiederaufbau, Energie, Bildung und Gesundheit Delegationen aus der Ukraine teil. Neben Dolmetschern ist dann oft eine schriftliche übersetzung deutsch ukrainisch von Programmen, Präsentationen und Abschlussdokumenten gefragt.

Bei europäischen Fachkonferenzen mit südosteuropäischen Partnern werden außerdem Sprachen wie Griechisch benötigt. Ein erfahrener übersetzer deutsch griechisch kann Tagungsunterlagen vorab übertragen, sodass Dolmetscher und Teilnehmende mit denselben Begriffen arbeiten.

Ferndolmetschen und hybride Formate

Seit einigen Jahren sind hybride Veranstaltungen fest etabliert. Ein Teil der Teilnehmenden sitzt im Saal, ein anderer verfolgt die Tagung online. Dolmetscher können vor Ort in der Kabine oder aus professionellen Dolmetsch-Hubs arbeiten. Wichtig ist eine stabile Verbindung und eine Plattform, auf der Online-Teilnehmende ihren Sprachkanal selbst wählen können.

Kosten und Budget

Dolmetschleistungen werden in der Regel pro Dolmetscher und Tag oder Halbtag berechnet, hinzu kommen Technik, Reisekosten und gegebenenfalls Vorbereitungszeit. Bei mehreren Sprachen und parallelen Sessions summiert sich das schnell. Eine frühe Planung hilft, das Budget realistisch einzuschätzen und gute Dolmetscher rechtzeitig zu buchen.

Zeitplan für Veranstalter

  • Sechs Monate vorher: Sprachen festlegen, Dolmetscher und Technik anfragen
  • Drei Monate vorher: Buchungen bestätigen, Einladungen übersetzen
  • Ein Monat vorher: Präsentationen und Manuskripte sammeln
  • Eine Woche vorher: Briefing, Techniktest, letzte Unterlagen
  • Nach der Tagung: Protokolle und Berichte übersetzen lassen

Nachbereitung nicht vergessen

Nach dem Schlussapplaus beginnt oft eine zweite Phase. Protokolle, Tagungsberichte, Pressemitteilungen und Videomitschnitte sollen alle Teilnehmenden erreichen, auch diejenigen, die eine andere Sprache sprechen. Wer diese Aufgaben gleich mit der Dolmetscherbuchung plant, spart Zeit und sorgt für einheitliche Terminologie.

Diskussionen und Fragerunden

Die größte Herausforderung für Dolmetscher sind nicht die vorbereiteten Vorträge, sondern spontane Diskussionen. Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, Zwischenrufe ohne Mikrofon kommen oder Redner zwischen Sprachen wechseln, wird die Verdolmetschung schwierig. Eine erfahrene Moderation sorgt dafür, dass Wortmeldungen nacheinander erfolgen, Fragen kurz wiederholt werden und jeder ein Mikrofon benutzt.

Eine gute Moderation ist für eine mehrsprachige Tagung fast so wichtig wie gute Dolmetscher. Briefen Sie Moderatoren deshalb vorab über die Arbeitsweise der Dolmetscher und bitten Sie um klare Regeln für die Diskussion.

Qualität erkennen

Seriöse Konferenzdolmetscher haben eine fundierte Ausbildung, oft ein Studium an einer Dolmetscherschule, und sind häufig Mitglied in Berufsverbänden mit strengen Aufnahmekriterien. Fragen Sie nach Referenzen, Fachgebieten und Sprachkombinationen. Eine gute Agentur stellt Teams zusammen, die zum Thema passen, und kümmert sich auch um Technik und Ablaufplanung, sodass Veranstalter einen einzigen Ansprechpartner haben.

Fazit

Eine mehrsprachige Tagung steht und fällt mit der Verständigung. Mit professionellen Konferenzdolmetschern, guter Technik und rechtzeitiger Vorbereitung wird Sprache zur Brücke statt zur Hürde. So können sich alle Teilnehmenden auf das konzentrieren, wofür sie gekommen sind: den Austausch von Ideen.